Documentos del Proyecto · Serie 15 · Semana Planificación · Tema 160
El costeo pone precio a cada paquete. El presupuesto agrupa esos precios de la forma en que alguien los va a mirar. Y como cada persona los mira distinto, hacen falta varias vistas del mismo dinero.
Esta es la primera y la más usada: por fase y por entregable.
Para qué sirve, en una línea
Contesta dos preguntas que se hacen todo el tiempo: ¿cuánto cuesta cada cosa que entregamos? y ¿cuánto dinero necesito en cada fase?
La primera es la que permite recortar con criterio. La segunda, la que permite pedir el dinero a tiempo.
Cómo se construye
Una matriz. Entregables en las filas, fases en las columnas, y en cada celda lo que ese entregable consume en esa fase.
| Entregable | Análisis | Construcción | Pruebas | Arranque | Total |
|---|---|---|---|---|---|
| Módulo de pedidos | 18.000 | 96.000 | 24.000 | 6.000 | 144.000 |
| Integración contable | 12.000 | 58.000 | 31.000 | 4.000 | 105.000 |
| Formación | — | 14.000 | — | 28.000 | 42.000 |
| Total fase | 30.000 | 168.000 | 55.000 | 38.000 | 291.000 |
Los totales de fila sirven para decidir qué se cae. Los de columna, para saber cuándo hace falta el dinero.
Lo que enseña y nadie mira
Tres cosas saltan a la vista en cuanto la matriz está hecha, y las tres se pasan por alto cuando el presupuesto es una lista:
- Entregables con costo desproporcionado en pruebas. Suele significar integración con terceros o incertidumbre técnica. Es donde va a doler.
- Filas casi vacías. Un entregable que apenas cuesta suele ser un entregable mal desglosado, no un entregable barato.
- Columnas desequilibradas. Si el 70 % del dinero cae en una sola fase, el proyecto tiene un punto único de fallo económico.
Qué lo vuelve papel mojado
- Las filas son departamentos, no entregables. Entonces sirve para contabilidad y no para decidir qué se cae.
- No incluye la gestión del proyecto. Es una fila más y suele ser entre el 8 y el 12 %.
- No hay reserva de contingencia. O está repartida y escondida dentro de las celdas, que es peor.
- No cuadra con el cronograma. Si la fase de construcción dura cuatro meses en el cronograma y el presupuesto la reparte en seis, uno de los dos está mal.
Y si me falta lo que pide
Mis fases no están claras. Usa hitos en vez de fases. La lógica es idéntica y muchas veces más útil.
Un entregable cruza todas las fases. Está bien: eso es justo lo que la matriz enseña. Los que cruzan todo suelen ser los de gestión, aseguramiento y documentación, y son los que más se olvidan.
No sé repartir un costo entre fases. Repártelo por esfuerzo, no por intuición, y anota el criterio. Cualquier criterio escrito es defendible; ninguno sin escribir lo es.
Caso práctico: la fila de 4.000
Escenario construido con patrones habituales; las cifras son ilustrativas.
Un proyecto de 291.000 presenta su presupuesto por fase y entregable. Diez filas. Nueve tenían cifras coherentes con su tamaño.
La décima, «migración de datos históricos», sumaba 4.000.
Nadie lo cuestionó: el proyecto era mayoritariamente desarrollo nuevo y la migración parecía un asunto menor. La cifra venía de una estimación de 40 horas hecha antes de mirar los datos.
En el mes cinco, al abrir el sistema antiguo, aparecieron tres formatos distintos según la época, un 12 % de registros con campos obligatorios vacíos y una tabla de equivalencias que no existía y había que reconstruir preguntando a dos personas que ya no trabajaban allí.
La migración costó 71.000 y nueve semanas.
La señal estaba en el presupuesto desde el primer día: una fila con un costo desproporcionadamente bajo para lo que abarcaba su nombre.
La comprobación que la habría cazado es una sola pregunta, hecha sobre cada fila barata: «¿esto es barato porque es pequeño, o porque no lo hemos mirado?».
En este proyecto, de las tres filas más baratas, dos eran pequeñas de verdad. La tercera no se había mirado.
Checklist
- ¿Las filas son entregables o departamentos?
- ¿Está la gestión del proyecto como fila propia?
- ¿La reserva de contingencia está separada y visible?
- ¿Los totales por fase cuadran con la duración de cada fase en el cronograma?
- De las filas más baratas, ¿cuáles no se han mirado en serio?
- ¿Hay algún entregable con un costo de pruebas desproporcionado?
Para cerrar
Esta vista del presupuesto es la que se usa para decidir qué se hace y qué no. Y su valor no está en el total, que es el número que todos miran, sino en las filas que desentonan.
Te leo en los comentarios: en tu presupuesto, ¿cuál es la fila más barata y cuándo la miraste por última vez?
Referencias
- Project Management Institute, Guía del PMBOK, sobre determinar el presupuesto y la línea base de costos.
- ISO 21502:2020, sobre presupuesto y control de costos.
- Flyvbjerg, B., sobre la subestimación sistemática de partidas poco analizadas.
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