Documentos del Proyecto · Serie 15 · Semana Planificación · Tema 150
Costear es poner precio a cada paquete de la EDT. Es el documento intermedio entre las estimaciones sueltas y el presupuesto, y el que casi nadie guarda, con lo cual el presupuesto acaba siendo una cifra sin desglose que nadie puede defender.
Para qué sirve, en una línea
Deja por escrito de dónde sale cada peso. Y con eso permite dos cosas que sin él son imposibles: defender el número ante quien lo aprueba, y recortar sin destrozar el proyecto.
Qué lleva cada línea
Una fila por paquete de trabajo. Y en cada fila, los componentes separados:
| Componente | Qué incluye |
|---|---|
| Personal | Horas × tarifa, por perfil. Interno y externo por separado |
| Materiales y licencias | Lo que se compra, con su origen de precio |
| Servicios de terceros | Subcontratas, certificaciones, auditorías |
| Otros directos | Viajes, infraestructura, entornos |
| Indirectos | Si tu organización los imputa, con qué criterio |
Separarlos importa: el día del recorte no se recorta «el paquete», se recorta un componente. Sin desglose, la única opción es quitar el paquete entero.
Las tres columnas que faltan casi siempre
- Base de la estimación. Cómo se obtuvo cada cifra. «Cotización del proveedor X del 12 de agosto» o «analogía con el proyecto Y». Sin ella, revisar el costeo seis meses después es empezar de cero.
- Nivel de confianza. Alto, medio o bajo. Enseña dónde está el riesgo económico y dónde conviene afinar.
- Fecha de la estimación. Un precio de hace ocho meses no es un precio.
Cuándo se hace y cuándo se rehace
La primera versión sale en cuanto hay EDT, aunque muchas cifras tengan confianza baja. Esa versión ya sirve: enseña el orden de magnitud y dónde conviene pedir cotizaciones de verdad.
Y se rehace en tres momentos concretos, no «cuando haga falta»: cuando llegan las cotizaciones firmes, cuando se aprueba un cambio de alcance y cuando pasan seis meses desde la última revisión de precios. Ese tercer momento es el que más se olvida y el que más silenciosamente desactualiza un presupuesto.
Qué lo vuelve papel mojado
- Una cifra por paquete, sin componentes. No se puede recortar ni renegociar nada.
- Sin base de estimación. Nadie puede revisarlo ni defenderlo en un comité.
- Solo horas internas. Se olvidan licencias, entornos, certificaciones y viajes, que en muchos proyectos son un tercio.
- Se hace una vez. Cuando llegan cotizaciones reales, el costeo tiene que actualizarse; si no, el presupuesto vive de números que ya nadie sostiene.
Y si me falta lo que pide
No tengo tarifas internas. Usa una tarifa media por perfil y anótalo como supuesto. Es mejor que costear solo lo externo, que es el error que deja proyectos con la mitad del costo invisible.
El proveedor no me da precio todavía. Pon un rango con la fuente («precio de lista menos descuento habitual») y márcalo como confianza baja. Y ponle fecha de revisión.
Me piden el número ya. Da un rango y di de qué depende. Una cifra exacta pedida antes de tiempo se convierte en compromiso en cuanto sale de tu boca, por muchas advertencias que le pongas.
Caso práctico: el tercio invisible
Escenario construido con patrones habituales; las cifras son ilustrativas.
Un proyecto de plataforma de comercio electrónico costea 24 paquetes y presenta 780.000. El costeo era serio: horas por perfil, tarifas correctas, revisado por dos personas.
Se aprobó.
El proyecto cerró en 1.050.000. El 35 % de desviación no vino de horas mal estimadas: las horas se cumplieron con una desviación del 6 %.
Vino de tres cosas que no estaban en ninguna fila:
- Licencias de la pasarela de pagos y del motor de búsqueda: 96.000 al año, que nadie había costeado porque «eso es operación».
- Los entornos de pruebas y preproducción en la nube durante ocho meses: 61.000.
- La certificación de seguridad exigida para operar con tarjetas: 48.000 y un auditor externo.
Las tres eran conocidas. Ninguna era una sorpresa técnica. Simplemente no había una fila donde ponerlas, porque el costeo se organizó por horas de desarrollo y todo lo que no eran horas se quedó fuera.
La comprobación que lo evita es aburrida y funciona: recorrer los paquetes preguntando, por cada uno, «además de horas, ¿esto consume dinero de alguna otra forma?».
Veinticuatro preguntas. Media hora.
Checklist
- ¿Hay una fila por paquete de la EDT?
- ¿Los componentes están separados, o hay una sola cifra?
- ¿Cada cifra dice de dónde sale y de qué fecha es?
- ¿Hay licencias, entornos, certificaciones y viajes?
- ¿Está marcado dónde la confianza es baja?
- ¿Se ha actualizado desde que llegaron las cotizaciones reales?
Para cerrar
El costeo es el documento que convierte un presupuesto en algo defendible. Y su fallo más caro no es estimar mal las horas: es no tener dónde poner lo que no son horas.
Te leo en los comentarios: de tu proyecto actual, ¿qué costo conoces que no esté en ninguna fila del presupuesto?
Referencias
- Project Management Institute, Guía del PMBOK, sobre estimar los costos y la base de las estimaciones.
- ISO 21502:2020, sobre gestión del costo del proyecto.
- Flyvbjerg, B. y Budzier, A., sobre sobrecostos sistemáticos y sus causas.
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