Documentos del Proyecto · Serie 15 · Semana Inicio · Tema 90
Este plan no contiene ninguna fecha. Contiene las reglas con las que se van a poner y a mover las fechas, que es lo que decide si el cronograma sirve para algo.
Para qué sirve, en una línea
Evita la discusión más repetida del seguimiento: si una tarea está «al 80 %» o no, y qué significa eso.
Qué va dentro
1. Unidad de medida y nivel de detalle
Horas o días. Y hasta qué granularidad se planifica: si el seguimiento es semanal, tareas de medio día son ruido que nadie mantiene.
2. Cómo se mide el avance
El apartado que más rinde. Hay que elegir una regla y escribirla:
- 0/100 — una tarea está al 0 % o al 100 %. Brutal y honesta. Funciona con tareas cortas.
- 0/50/100 — sin empezar, empezada, terminada. El punto medio para tareas largas.
- Por hitos — el avance lo dan los entregables verificables, no la sensación.
Lo que no funciona es pedir un porcentaje libre. El 80 % es el porcentaje donde viven los proyectos que van tarde, y puede durar meses.
3. Umbrales de desviación
Cuánta desviación se considera normal, cuánta se informa y cuánta obliga a replanificar. Con cifras: «más del 10 % en la ruta crítica se informa al comité».
4. Cómo se actualiza y cada cuánto
Quién toca el cronograma, con qué frecuencia y de dónde saca los datos. Si lo actualiza cualquiera, en una semana hay tres versiones.
5. Qué se congela como línea base
Y qué la puede mover: solo un cambio aprobado. Sin esto, el cronograma se «ajusta» cada semana y el proyecto va siempre según lo previsto.
6. Reservas de tiempo
Si hay colchón, dónde está y quién lo consume. Un colchón repartido dentro de cada tarea desaparece; uno concentrado al final, con dueño, se puede gestionar.
Qué lo vuelve papel mojado
- Permite porcentajes libres. El origen del 80 % eterno.
- Sin umbrales. Toda desviación parece igual de grave, así que ninguna lo parece.
- Sin línea base congelada. No hay desviación posible.
- Lo actualiza el equipo sin revisión. Cada uno estima su propio avance con su propio optimismo.
Y si me falta lo que pide
No me dejan usar 0/100. Usa hitos intermedios: parte la tarea larga en tres entregables verificables. Consigues lo mismo sin pelearte por el método.
No sé qué umbral poner. Empieza con el 10 % de la ruta crítica y ajústalo tras los dos primeros meses. Un umbral imperfecto escrito vale más que el umbral perfecto sin escribir.
El cliente quiere ver porcentajes. Dáselos, pero calculados a partir de entregables terminados, no de opiniones. El número que ve es el mismo; lo que cambia es de dónde sale.
Caso práctico: el proyecto que llevaba cuatro meses al 85 %
Escenario construido con patrones habituales; las cifras son ilustrativas.
Un proyecto de nueve meses informa su avance cada viernes. En el mes cuatro estaba al 78 %. En el mes cinco, al 82 %. En el seis, al 85 %. En el siete, al 85 %. En el ocho, al 87 %.
Nadie mintió nunca. El plan de gestión del cronograma pedía «porcentaje de avance estimado por el responsable de cada tarea», y cada responsable contestaba con honestidad lo que sentía: que le quedaba poco.
El problema es que «poco» no se acaba nunca cuando lo que falta son las integraciones, las correcciones y las pruebas con datos reales, que es donde vive la mitad del esfuerzo de casi cualquier proyecto.
Se cambió la regla a mitad del mes ocho. Avance por entregables aceptados: de los 28 paquetes, 16 estaban aceptados.
El avance real era del 57 %, no del 87 %.
La noticia fue pésima y fue la primera cifra útil en ocho meses. Con ella se pudo renegociar fecha y alcance, que era una conversación imposible mientras el informe dijera 87 %.
Un método de medición malo no produce un error pequeño: produce un error creciente que se descubre siempre tarde.
Checklist
- ¿Está escrito cómo se mide el avance de una tarea?
- ¿Se permiten porcentajes libres?
- ¿Hay umbral de desviación con cifra?
- ¿Hay línea base congelada, y solo la mueve un cambio aprobado?
- ¿Quién puede actualizar el cronograma?
- Si hay colchón, ¿está concentrado y tiene dueño?
Para cerrar
El plan de gestión del cronograma ocupa dos páginas y decide si dentro de seis meses vas a tener un dato o una sensación.
De sus seis apartados, el que hay que escribir aunque no escribas ninguno más es el de cómo se mide el avance.
Te leo en los comentarios: ¿quién decide que una tarea está al 80 %, y con qué evidencia?
Referencias
- Project Management Institute, Guía del PMBOK, sobre planificar la gestión del cronograma y controlar el cronograma.
- Project Management Institute, Practice Standard for Scheduling.
- Flyvbjerg, B., sobre el sesgo de optimismo en la estimación y el seguimiento de proyectos.
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