Documentos del Proyecto · Serie 15 · Semana Inicio · Tema 70
La EDT dice qué se entrega. El diccionario dice qué significa exactamente cada caja. Y sin él, cada caja significa una cosa distinta para cada persona que la lee.
Es el documento que más se omite «por tiempo» y el que más tiempo devuelve.
Para qué sirve, en una línea
Una caja de la EDT pone «Módulo de facturación». Con eso, tres personas entienden tres alcances distintos. El diccionario convierte esas dos palabras en algo que se puede estimar, construir y aceptar sin discutir.
Qué lleva cada ficha
Una por paquete de trabajo. Las que de verdad hacen falta son seis:
| Campo | Qué contesta |
|---|---|
| Código y nombre | Qué caja de la EDT es |
| Descripción del trabajo | Qué incluye. Y, si hace falta, qué no |
| Criterio de aceptación | Cómo se sabe que está terminado |
| Responsable | Una persona, no un área |
| Esfuerzo y duración estimados | Con el método usado, no solo la cifra |
| Predecesoras | Qué tiene que existir antes |
La versión completa añade costo, recursos concretos, hitos asociados, supuestos y referencias contractuales. En proyectos grandes compensa; en pequeños, las seis de arriba hacen el trabajo.
El campo que lo cambia todo
De los seis, el que más discusiones evita es «qué no incluye», y curiosamente no aparece en la mayoría de las plantillas.
«Módulo de facturación: incluye emisión, anulación y reemisión. No incluye notas de crédito ni integración contable, que van en el paquete 3.4.»
Dos líneas que evitan tres reuniones.
Qué lo vuelve papel mojado
- Repite el nombre de la caja. «Módulo de facturación: desarrollo del módulo de facturación.» No informa de nada y se ve mucho.
- Responsable = un área. «Sistemas» no responde de nada. Una persona, sí.
- Estimación sin método. Un número sin origen no se puede revisar ni defender.
- Se escribe después de estimar. Entonces describe lo que ya se decidió en vez de fundamentar la decisión.
Y si me falta lo que pide
Tengo cuarenta paquetes y no da tiempo. Escribe ficha completa para los que concentran el esfuerzo —suelen ser seis u ocho— y una descripción de dos líneas para el resto. Es mejor que cuarenta fichas vacías.
No sé el criterio de aceptación todavía. Escribe la pregunta: «criterio pendiente de acordar con el área usuaria, antes del 30 de octubre». Un hueco con fecha es información; un hueco en blanco, no.
El responsable no está asignado. Pon el rol y la fecha en que se nombra. Y vigila esa fecha: los paquetes sin responsable son los que se retrasan.
Caso práctico: las dos palabras y los tres alcances
Escenario construido con patrones habituales; las cifras son ilustrativas.
Un proyecto de sistema comercial tiene en su EDT un paquete llamado «Integración con contabilidad». La EDT era buena: tres niveles, regla del 100 % aplicada, cajas con sustantivos.
No había diccionario. Se decidió que no hacía falta porque el equipo era pequeño y «todos sabemos de qué hablamos».
Al estimar, el desarrollador entendió un envío diario de asientos en fichero, que era como se había hecho en el proyecto anterior: estimó 60 horas.
El área contable entendía una integración en línea, con validación de cuentas contra el maestro y devolución de errores. Cuando lo vieron en la demostración del mes cuatro, dijeron que así no les servía.
El director de proyecto entendía algo intermedio, y por eso las dos conversaciones previas le habían parecido coherentes.
Nadie se equivocó. Dos palabras admitían tres lecturas y no había ningún sitio donde estuviera escrita la buena.
Rehacerlo costó 180 horas y siete semanas.
La ficha que lo habría evitado ocupa cinco líneas: qué operaciones, con qué periodicidad, en qué sentido, qué pasa con los errores y quién lo acepta. Escribirla habría costado veinte minutos con las dos partes delante.
Checklist
- ¿Cada ficha dice algo más que el nombre de la caja?
- ¿Hay un campo de «no incluye» en los paquetes ambiguos?
- ¿El responsable es una persona?
- ¿La estimación dice con qué método se hizo?
- ¿Los criterios de aceptación los revisó quien va a aceptar?
- ¿Se escribió antes de estimar o después?
Para cerrar
El diccionario de la EDT es el documento más aburrido del proyecto y el que convierte una estructura bonita en algo que se puede ejecutar sin malentendidos.
Si solo vas a escribir un campo, que sea el de qué no incluye.
Te leo en los comentarios: de los paquetes de tu proyecto, ¿cuál tiene un nombre que admite dos lecturas?
Referencias
- Project Management Institute, Guía del PMBOK, sobre el diccionario de la EDT y la línea base del alcance.
- Project Management Institute, Practice Standard for Work Breakdown Structures.
- Office of Government Commerce, PRINCE2, sobre descripciones de producto.
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