Documentos del Proyecto · Serie 15 · Semana Planificación · Tema 100
Aquí es donde la EDT se convierte en algo que se puede ejecutar. Cada paquete de trabajo se abre en actividades y esas actividades se ordenan. Es un documento intermedio, poco vistoso, y es donde se meten los errores que luego aparecen como retrasos inexplicables.
Para qué sirve, en una línea
Contesta dos preguntas: qué hay que hacer para producir cada entregable y en qué orden obligatorio.
Sin la segunda, el cronograma es una lista de deseos con fechas.
La parte de identificar
De cada paquete salen sus actividades. Aquí sí se usan verbos: diseñar, construir, probar, migrar, formar.
Tres que se olvidan casi siempre y explican una parte grande de los retrasos:
- Las revisiones y aprobaciones. Esperar una firma es trabajo del proyecto aunque no lo haga el equipo. Si no está, el cronograma supone aprobaciones instantáneas.
- Las correcciones tras la revisión. Nadie planifica que haya que corregir, y siempre hay que corregir.
- La preparación de entornos y datos. La actividad invisible que descubre cualquier proyecto con integraciones.
La parte de secuenciar
Ordenar las actividades por dependencia. Lo que importa es distinguir dos tipos, porque se tratan distinto:
| Tipo | Qué es | Qué se puede hacer |
|---|---|---|
| Obligatoria | Física o contractual. No se puede probar lo que no se ha construido | Nada. Es así |
| Discrecional | Se decidió hacerlo en ese orden, por costumbre o preferencia | Se puede cambiar, y ahí está el margen |
| Externa | Depende de alguien de fuera del proyecto | Vigilarla: es donde vive el riesgo |
La pregunta que separa las dos primeras: ¿esto es así porque no puede ser de otra forma, o porque siempre lo hemos hecho así?
En un proyecto apretado, las discrecionales son el único sitio donde se gana tiempo sin recortar alcance ni meter gente.
Qué lo vuelve papel mojado
- Todas las dependencias marcadas como obligatorias. Entonces no hay margen de maniobra y no lo hay porque nadie lo buscó.
- Dependencias externas sin dueño. El proveedor, la aprobación regulatoria, el otro proyecto. Si nadie las vigila, se enteran tarde.
- Actividades de una sola persona en cadena. Cuando todo pasa por el mismo especialista, el orden da igual: la restricción es la persona.
- Sin revisiones ni correcciones. El cronograma queda optimista por construcción.
Y si me falta lo que pide
No sé si una dependencia es obligatoria. Pregunta a quien ejecuta, no a quien planifica. Y pregunta así: «si te doy esto a medias, ¿puedes empezar?». Muchas veces la respuesta es que sí, con condiciones.
Tengo demasiadas actividades. Agrupa las que comparten responsable y se hacen seguidas. Un cronograma de 400 líneas no se mantiene, y uno que no se mantiene miente.
Hay una dependencia externa sin fecha. Escríbela igual, con la fecha que te digan y el nombre de quien la dio. Cuando falle, tendrás con quién hablar.
Caso práctico: la dependencia que era costumbre
Escenario construido con patrones habituales; las cifras son ilustrativas.
Un proyecto de migración tenía un cronograma de once meses y una fecha de negocio que exigía nueve. Todas las opciones de recorte tocaban alcance.
Al revisar la secuencia, la cadena principal decía: migrar datos → probar integralmente → formar a los usuarios → arrancar.
La formación estaba después de las pruebas porque «hasta que no está probado no tiene sentido formar». Sonaba razonable y era una dependencia discrecional, no obligatoria: la formación necesitaba el sistema funcionando, no el sistema probado del todo.
Se movió la formación para que empezara en paralelo con las pruebas, con la versión estable de la semana anterior y asumiendo que algunas pantallas cambiarían.
Se ganaron cinco semanas. El costo fue rehacer dos de los doce módulos de formación cuando cambiaron las pantallas: unas 30 horas.
Nada más cambió: ni el alcance, ni el equipo, ni el presupuesto. Solo una dependencia que nadie había puesto en duda porque estaba escrita como si fuera física.
Cuando un proyecto no cabe en la fecha, este documento es el primer sitio donde mirar, y casi nunca es donde se mira.
Checklist
- ¿Están las revisiones, las aprobaciones y las correcciones como actividades?
- ¿Está la preparación de entornos y datos?
- ¿Cada dependencia dice si es obligatoria, discrecional o externa?
- De las obligatorias, ¿alguna lo es solo por costumbre?
- ¿Las externas tienen nombre de quien las vigila?
- ¿Hay una persona por la que pasan demasiadas actividades seguidas?
Para cerrar
La secuenciación es el documento donde se decide, sin que nadie lo note, cuánto puede durar el proyecto como mínimo. Y buena parte de esa duración está en dependencias que se escribieron por inercia.
Te leo en los comentarios: de las dependencias de tu cronograma, ¿cuántas has puesto en duda alguna vez?
Referencias
- Project Management Institute, Guía del PMBOK, sobre definir actividades y secuenciar actividades.
- Project Management Institute, Practice Standard for Scheduling, sobre tipos de dependencia.
- Goldratt, E., Cadena crítica, sobre restricciones de recurso frente a restricciones de secuencia.
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