Documentos del Proyecto · Serie 15 · Semana Inicio · Tema 30
Antes de presentar el plan de proyecto a quien lo tiene que aprobar, conviene pasarle una lista. No para demostrar que está completo: para encontrar las tres o cuatro cosas que faltan y que van a doler.
Es el documento más corto de la serie y el que más veces evita una reunión mala.
Para qué sirve, en una línea
Es el filtro entre «el plan está escrito» y «el plan se puede aprobar». Dos estados que se confunden constantemente.
Qué comprobar, por bloques
Lo que autoriza
- ¿Existe acta de constitución firmada, y por alguien con presupuesto?
- ¿El plan es coherente con el objetivo del acta, o se ha desplazado por el camino?
Lo que se entrega
- ¿Hay enunciado del alcance con exclusiones escritas?
- ¿Cada entregable tiene criterio de aceptación y alguien que lo comprueba?
- ¿Hay EDT, y su nivel más bajo se puede estimar y asignar?
Cuándo y cuánto
- ¿El cronograma sale de la EDT, o es una lista de tareas inventada aparte?
- ¿Las duraciones tienen un método detrás, aunque sea «analogía con el proyecto X»?
- ¿Hay ruta crítica identificada?
- ¿El presupuesto incluye reserva de contingencia, y está justificada por riesgos concretos?
Quién
- ¿Hay matriz de responsabilidades, y cada entregable tiene un solo responsable?
- ¿Los recursos comprometidos están confirmados por quien manda sobre ellos, o solo supuestos?
Qué puede salir mal
- ¿Hay registro de riesgos con propietario por riesgo?
- ¿Los tres mayores tienen respuesta planificada, no solo una nota?
Cómo se gobierna
- ¿Está escrito quién aprueba cambios y hasta qué umbral?
- ¿Hay una cadencia de seguimiento fija, con quién asiste?
- ¿Está dicho qué se informa, a quién y cada cuánto?
La regla del uso
Una checklist se usa de una forma concreta o no se usa: en voz alta, con otra persona, punto por punto. Leerla solo y mentalmente no encuentra nada, porque uno da por buenas sus propias omisiones.
Cuarenta minutos con alguien que no escribió el plan. Es todo.
Cuándo pasarla
Una semana antes de presentar, no el día antes. La diferencia importa: los huecos que encuentra casi nunca se arreglan en una tarde. Confirmar recursos con otra área, conseguir un criterio de aceptación por escrito o cerrar el umbral de cambios con el patrocinador son cosas de días.
Con una semana, la checklist sirve para corregir. Con un día, solo sirve para saber con qué agujeros vas a la reunión — que ya es algo, pero es mucho menos.
Qué la vuelve papel mojado
- Se marca todo para poder pasar. Si nunca sale un «no», la checklist es un trámite.
- La pasa quien escribió el plan. Sin un segundo par de ojos no aparece nada.
- Se pasa el día de la presentación. Demasiado tarde para arreglar nada.
- Es enorme. Con sesenta puntos, se marca sin leer.
Y si me falta lo que pide
La respuesta es siempre la misma y es la que da valor al ejercicio: un hueco declarado no impide presentar el plan. Lo que lo impide es un hueco escondido.
Presenta el plan con una diapositiva que diga «estos tres puntos están abiertos y se cierran el día X». Quien aprueba puede decidir con eso. No puede decidir con un plan que aparenta estar completo.
Caso práctico: los recursos que nadie había confirmado
Escenario construido con patrones habituales; las cifras son ilustrativas.
Un plan de proyecto de once meses llega al comité con todo: alcance, EDT de cuatro niveles, cronograma con ruta crítica, presupuesto con contingencia y registro de riesgos.
Se aprobó en veinte minutos.
En el mes dos, dos de los cinco perfiles previstos no aparecieron. El plan los daba por asignados; el área de origen nunca lo había confirmado por escrito, y cuando llegó el momento tenía otra prioridad.
Al revisar qué habría pasado con una checklist, el punto que fallaba era uno:
¿Los recursos comprometidos están confirmados por quien manda sobre ellos?
Nadie lo había preguntado porque el plan decía quiénes eran, con nombre y porcentaje. Parecía confirmado.
La confirmación habría costado dos correos en la semana anterior al comité. Conseguirla en el mes dos costó seis semanas de retraso y un perfil externo.
La checklist no busca lo que falta en el documento: busca lo que el documento afirma sin respaldo. Son cosas distintas y la segunda es la que hace daño.
Checklist de la checklist
- ¿La pasa alguien que no escribió el plan?
- ¿Se pasa en voz alta y con tiempo para corregir?
- ¿Cabe en una página?
- ¿Alguna vez ha salido un «no»?
- ¿Los huecos se declaran con fecha, o se tapan?
Para cerrar
Aprobar un plan incompleto sabiendo qué falta es una decisión. Aprobarlo creyendo que está completo es un accidente que ocurre dos meses después.
Te leo en los comentarios: de tu plan actual, ¿qué afirma que nadie ha confirmado por escrito?
Referencias
- Project Management Institute, Guía del PMBOK, sobre el plan para la dirección del proyecto y sus planes subsidiarios.
- Gawande, A., The Checklist Manifesto, sobre por qué una lista corta leída en voz alta encuentra lo que una larga no.
- ISO 21502:2020, sobre planificación y aprobación del plan de proyecto.
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