Documentos del Proyecto · Serie 15 · Semana Inicio · Tema 10
Esta serie es el taller. Cada tarde, un documento del proyecto: para qué sirve de verdad, qué va en cada apartado, qué lo vuelve papel mojado y qué hacer cuando te falta el dato que pide.
Empezamos por el primero de todos, que además es el más maltratado: el acta de constitución.
Para qué sirve, en una línea
El acta hace dos cosas y solo dos: autoriza formalmente el proyecto y nombra al director de proyecto con un nivel de autoridad explícito.
Todo lo demás que se le mete —el cronograma, el presupuesto detallado, el plan de riesgos— no es el acta. Es otro documento que todavía no toca.
De ahí sale la prueba más rápida para saber si un acta está bien escrita: ¿alguien que no estuvo en ninguna reunión puede leerla y saber quién manda y hasta dónde?
Qué va dentro, apartado por apartado
Justificación: por qué existe el proyecto
No qué se va a construir: qué problema de negocio lo motiva. Dos o tres frases.
Mal: «desarrollar un nuevo portal de clientes». Eso es el alcance.
Bien: «el 40 % de las llamadas al centro de atención son consultas de saldo que el cliente podría resolver solo».
Si no sabes escribir esta parte, el proyecto no está justificado todavía, y eso es un hallazgo, no un trámite pendiente.
Objetivo medible
Una cifra y una fecha. Si no las hay, no hay forma de decir después si salió bien.
«Reducir a la mitad las llamadas de consulta de saldo en los seis meses siguientes a la puesta en marcha.»
Descripción de alto nivel y límites
Tres o cuatro líneas de qué incluye. Y, más importante, qué no. Los límites escritos el primer día valen más que veinte páginas de alcance escritas el tercer mes.
Riesgos de alto nivel
Tres o cuatro, los que podrían matar el proyecto. No un registro de riesgos: eso viene después y es otro documento.
Resumen del cronograma de hitos
Cuatro o cinco hitos con fecha aproximada. Nada de tareas.
Presupuesto de alto nivel
Un rango, y el orden de magnitud de la incertidumbre. Aquí una cifra exacta es directamente falsa: en el momento del acta no se sabe lo suficiente.
Interesados clave
Los que pueden parar el proyecto. Con nombre.
Requisitos de aprobación
Qué tiene que pasar para decir que el proyecto terminó, y quién lo firma. Este apartado es el que más se deja en blanco y el que más falta hace al final.
Director de proyecto y su autoridad
El apartado que justifica el documento entero. No basta con el nombre: hay que decir hasta cuánto puede comprometer sin pedir permiso, sobre qué gente tiene autoridad y qué decisiones no le tocan.
Un acta que solo dice «Director de proyecto: Fulana» no ha nombrado a nadie: ha rellenado una casilla.
Patrocinador que lo firma
Y tiene que ser alguien con presupuesto. Si firma alguien sin poder de gasto, el acta no autoriza nada.
Qué la vuelve papel mojado
Cuatro formas de tener un acta y no tener nada:
- Se escribe después. Cuando el proyecto lleva dos meses corriendo y alguien pide el acta «para el expediente». Documenta, no autoriza.
- La firma quien no paga. Un patrocinador sin presupuesto es un padrino.
- La autoridad queda en blanco. Se descubre en el primer conflicto por un recurso compartido.
- Trae un cronograma detallado. Señal de que se escribió tarde o de que alguien confunde el acta con el plan. Y compromete fechas que nadie puede sostener todavía.
Y si me falta lo que pide
Es lo normal. Qué hacer en cada caso:
| Te falta | Qué haces |
|---|---|
| El objetivo medible | No lo inventes. Escribe la pregunta abierta y la fecha en que se contesta. Un acta con un hueco declarado es honesta; con un número inventado, es una trampa. |
| El presupuesto | Un rango amplio y el método con que lo sacaste. «Entre 800.000 y 1,4 M, por analogía con el proyecto X.» |
| Los interesados | Pon los que conoces y añade una fecha para completar la lista. Es un documento vivo hasta que se firma. |
| El patrocinador | Para. Esto no es un hueco: es que el proyecto no tiene dueño. No hay acta que arregle eso. |
Caso práctico: el acta de media página
Escenario construido con patrones habituales; las cifras son ilustrativas.
Una empresa arranca un proyecto de integración con tres proveedores. El acta ocupa media página: título, objetivo en una línea, fecha estimada y dos firmas.
Nadie protestó. Parecía ágil.
En el mes cuatro hubo que decidir si se pagaba una licencia adicional de 18.000 para acelerar una integración. El director de proyecto no sabía si podía autorizarlo. Preguntó al patrocinador, que estaba de viaje. La decisión tardó once días.
En el mes seis, el área de sistemas retiró a uno de los dos desarrolladores asignados para una urgencia propia. El director no tenía nada escrito que decir.
Ninguna de las dos cosas es un problema de gestión: son dos apartados que el acta no llevaba, y que habrían ocupado cuatro líneas.
El acta que se escribió para el proyecto siguiente ocupaba dos páginas. Dos de esas líneas decían:
La dirección del proyecto puede comprometer gasto no previsto hasta 25.000 acumulados sin aprobación adicional. Los recursos asignados en el anexo 1 no se reasignan sin acuerdo previo con la dirección del proyecto.
Esas dos frases valen más que el resto del documento junto.
Checklist
- ¿Dice por qué existe el proyecto, en términos de negocio y no de producto?
- ¿Hay un objetivo con cifra y fecha?
- ¿Dice qué NO incluye?
- ¿La firma alguien con presupuesto?
- ¿Dice hasta cuánto puede comprometer la dirección del proyecto sin pedir permiso?
- ¿Dice quién acepta el resultado final?
- ¿Se escribió antes de empezar, o para el expediente?
Para cerrar
El acta de constitución es corta por diseño. Su valor no está en lo que describe —para eso vienen otros veinte documentos— sino en lo que autoriza.
Si la tuya no contesta quién manda y hasta dónde, te falta el único apartado que no puede escribir nadie más tarde.
Te leo en los comentarios: ¿sabes de memoria cuánto puedes comprometer sin pedir permiso?
Referencias
- Project Management Institute, Guía del PMBOK, sobre desarrollar el acta de constitución del proyecto y sus componentes.
- ISO 21502:2020, sobre la autorización del proyecto y el mandato de la dirección.
- Office of Government Commerce, PRINCE2, sobre el documento de inicio de proyecto y la tolerancia delegada.
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