Documentos del Proyecto · Serie 15 · Semana Inicio · Tema 40
Este no es un documento: es una carpeta con nombre. Y esa confusión explica casi todo lo que sale mal con él.
Para qué sirve, en una línea
El plan para la dirección del proyecto es el conjunto de los planes subsidiarios más las líneas base. No se escribe: se integra.
Su valor no está en las páginas, sino en que las piezas sean coherentes entre sí. Un cronograma que no sale de la EDT, o un presupuesto que no cuadra con el cronograma, son dos documentos correctos y un plan roto.
Qué contiene
Las tres líneas base
Alcance, cronograma y costo. Son lo único contra lo que se mide el avance, y lo único que un cambio aprobado puede mover.
Si no están declaradas como líneas base —congeladas, versionadas, con fecha— no hay contra qué comparar, y el proyecto «va según el plan» siempre, porque el plan se ajusta solo.
Los planes subsidiarios
Alcance, requisitos, cronograma, costos, calidad, recursos, comunicaciones, riesgos, adquisiciones, interesados, cambios y configuración. Doce.
Aquí conviene ser práctico: en un proyecto pequeño, la mayoría caben en un párrafo cada uno. Escribir doce documentos de diez páginas para un proyecto de tres meses es una forma cara de no empezar.
Lo que solo vive aquí
Tres cosas que no están en ningún subsidiario y se olvidan:
- El ciclo de vida elegido y por qué. Predictivo, por fases, iterativo.
- Cómo se hace el trabajo: qué se revisa, qué se aprueba, con qué cadencia.
- Las revisiones de gestión: en qué momentos se para a decidir si el proyecto sigue.
Ese último punto es el que convierte un plan en algo gobernable.
Qué lo vuelve papel mojado
- Las piezas no cuadran. El síntoma más común: el presupuesto se hizo por partidas y el cronograma por tareas, y nadie los ha cruzado.
- No hay líneas base declaradas. Entonces no hay desviación posible.
- Es enorme. Un plan de doscientas páginas para un proyecto de seis meses no lo lee nadie, y lo que no se lee no se cumple.
- Se aprueba y se archiva. Si no se vuelve a abrir, es que no servía.
Y si me falta lo que pide
No tengo tiempo para doce planes. Escribe con detalle los tres que más duelen en tu proyecto —normalmente alcance, cronograma y cambios— y resuelve los demás en un párrafo cada uno, diciendo qué se hará. Es honesto y es suficiente.
No sé si mis piezas son coherentes. Hay una prueba rápida: coge los tres entregables más caros y sigue cada uno por la EDT, el cronograma y el presupuesto. Si aparecen en los tres con el mismo tamaño relativo, el plan está cosido. Si no, ya sabes dónde mirar.
Caso práctico: el plan de ciento ochenta páginas
Escenario construido con patrones habituales; las cifras son ilustrativas.
Una organización exige un plan de dirección completo antes de autorizar cualquier proyecto. El de este ocupaba 180 páginas y tardó siete semanas en escribirse.
Se aprobó sin comentarios, lo cual debería haber sido la primera señal.
En el mes cinco el proyecto iba tarde. Al buscar en el plan qué decía sobre replanificar, el equipo descubrió dos cosas: que el procedimiento estaba en la página 96 y que nadie del equipo lo había leído nunca.
Descubrieron también que el plan de comunicaciones prometía un informe semanal a un comité que se había disuelto antes de arrancar el proyecto.
Lo que se hizo fue reducirlo. La versión que se usó de verdad durante los siete meses restantes tenía catorce páginas: las tres líneas base, los umbrales de cambio, la cadencia de seguimiento, la matriz de responsabilidades y los seis riesgos mayores con su propietario.
Las otras 166 páginas no estaban mal escritas. Simplemente no las consultaba nadie, y un plan que no se consulta no dirige nada.
La prueba que conviene aplicar antes de añadir un apartado: ¿en qué momento concreto alguien va a abrir esto? Si no hay respuesta, sobra.
Checklist
- ¿Están declaradas las tres líneas base, con fecha y versión?
- ¿El cronograma sale de la EDT y el presupuesto del cronograma?
- ¿Dice qué ciclo de vida se eligió y por qué?
- ¿Hay momentos definidos para decidir si el proyecto sigue?
- ¿Cuántas páginas tiene, y cuántas ha leído el equipo?
- ¿Se ha vuelto a abrir desde que se aprobó?
Para cerrar
El plan para la dirección del proyecto no se mide por completitud sino por coherencia y por uso. Un plan corto que la gente abre vale más que uno exhaustivo que nadie consulta.
Te leo en los comentarios: ¿cuántas páginas tiene el tuyo y cuándo lo abriste por última vez?
Referencias
- Project Management Institute, Guía del PMBOK, sobre desarrollar el plan para la dirección del proyecto y sus componentes.
- ISO 21502:2020, sobre integración y planes de proyecto.
- Office of Government Commerce, PRINCE2, sobre el documento de inicio de proyecto y las revisiones de fase.
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