Documentos del Proyecto · Serie 15 · Semana Planificación · Tema 270
Este documento contesta una pregunta logística que parece menor y retrasa proyectos enteros: de dónde sale cada persona, cuándo hay que pedirla y qué pasa si no llega.
Para qué sirve, en una línea
Convierte «necesitamos un arquitecto» en una gestión con fecha, responsable y plan B.
Qué lleva cada fila
| Columna | Qué contesta |
|---|---|
| Rol | Qué perfil |
| Cantidad y dedicación | Cuántos y a qué porcentaje |
| Origen | Interno de qué área, o externo de qué proveedor |
| Fecha necesaria | Cuándo tiene que estar trabajando |
| Fecha de solicitud | Cuándo hay que pedirlo, restando el plazo real |
| Quién lo gestiona | Con nombre |
| Alternativa | Qué se hace si no llega |
Las dos columnas de fecha son el documento entero. Todo lo demás es contexto.
El plazo que nadie resta
Entre pedir una persona y tenerla trabajando pasan cosas: la petición, la negociación con su área, el preaviso de su proyecto actual, la incorporación, la puesta al día. En externos: la búsqueda, la entrevista, la negociación, el contrato, el alta.
Ese plazo casi nunca se resta, y por eso los recursos se piden el día que se necesitan.
Órdenes de magnitud que conviene tener escritos, cada uno con el dato de tu propia organización:
- Interno de otra área: entre dos y seis semanas.
- Externo por contrato marco existente: entre tres y seis semanas.
- Externo con licitación: meses.
- Contratación nueva: entre dos y cuatro meses.
La conversación con quien te presta la gente
En estructura matricial, este cuadro no se cumple solo: se negocia. Y hay una forma de pedirlo que funciona mucho mejor que las demás.
No se pide una persona: se pide una dedicación, para un periodo, con una fecha de devolución. «Necesito a alguien de tu equipo al 50 % desde la semana 12 hasta la 20, y a partir de ahí te lo devuelvo» es una petición que un responsable de área puede evaluar. «Necesito un analista» no lo es.
Y conviene poner por escrito lo que se acuerde, aunque sea en un correo de cuatro líneas. No por desconfianza: porque dentro de tres meses el que lo acordó puede no acordarse, o puede no estar.
Qué lo vuelve papel mojado
- Solo tiene fecha necesaria. Y entonces se pide tarde, siempre.
- Origen genérico. «Interno» no es un origen: hay que decir de qué área y con el visto bueno de quién.
- Sin alternativa. Cuando no llega, se improvisa bajo presión.
- Se hace una vez. Los perfiles cambian con el alcance; si no se revisa, se piden los de hace seis meses.
Y si me falta lo que pide
No conozco los plazos de mi organización. Pregunta por los tres últimos casos. Con tres datos reales ya tienes una media mucho mejor que la oficial.
No hay alternativa posible. Entonces es un riesgo, no una fila de una tabla: pásalo al registro de riesgos con propietario y respuesta.
No sé cuándo lo voy a necesitar exactamente. Pon la fecha más temprana posible. Pedir pronto y esperar es barato; pedir tarde, no.
Caso práctico: el arquitecto de las nueve semanas
Escenario construido con patrones habituales; las cifras son ilustrativas.
Un proyecto necesitaba un arquitecto de integración para la fase de diseño, que empezaba en la semana 12. El cuadro de recursos lo decía con claridad: «arquitecto de integración, 50 %, desde semana 12».
La petición se hizo en la semana 10, con dos de margen, que parecía prudente.
El perfil no existía dentro. Había que contratarlo o traerlo del proveedor habitual, y el contrato marco vigente no cubría ese perfil: hacía falta un anexo, que pasaba por compras y por legal.
El arquitecto empezó en la semana 21.
Nueve semanas de diseño hechas sin él, por el equipo, con dos decisiones que hubo que rehacer cuando llegó.
La fila tenía la fecha necesaria y no la de solicitud, así que nadie calculó hacia atrás.
Con la columna que faltaba, la fila habría dicho: fecha necesaria semana 12, plazo estimado ocho semanas, fecha de solicitud semana 4. La semana 4 alguien habría empezado el anexo con tiempo.
Es una resta. Y es la resta que casi ningún proyecto hace.
Checklist
- ¿Cada fila tiene fecha de solicitud, no solo de necesidad?
- ¿El plazo usado viene de casos reales de tu organización?
- ¿Cada origen dice el área y quién autoriza?
- ¿Hay alternativa escrita si no llega?
- ¿Hay alguna fila cuya fecha de solicitud ya pasó?
- ¿Se revisó al último cambio de alcance?
Para cerrar
Este es el documento menos vistoso del plan de recursos y el que más retrasos evita, porque ataca una causa que no se parece a un problema hasta que ya lo es: pedir a tiempo.
Te leo en los comentarios: del próximo perfil que necesitas, ¿sabes qué día habría que pedirlo?
Referencias
- Project Management Institute, Guía del PMBOK, sobre adquirir recursos y el calendario de recursos.
- ISO 21502:2020, sobre planificación y obtención de recursos.
- Goldratt, E., Cadena crítica, sobre la disponibilidad de recursos como restricción real del cronograma.
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