Documentos del Proyecto · Serie 15 · Semana Planificación · Tema 260
La RAM dice quién hace qué en cada entregable. La descripción de roles dice qué se espera de cada papel en general: de qué responde, qué puede decidir y qué competencias hacen falta.
Es el documento que se escribe cuando alguien nuevo entra al proyecto y nadie sabe explicarle qué se espera de él más allá de «pues ayudar con esto».
Para qué sirve, en una línea
Convierte un nombre en un encargo. Sin él, la gente hace lo que cree que se espera, que casi nunca coincide del todo con lo que se espera.
Qué lleva cada ficha
- Nombre del rol y a quién reporta dentro del proyecto.
- De qué responde — tres o cuatro cosas, no quince. Si son quince, el rol está mal definido.
- Qué puede decidir sin preguntar — el apartado más útil y el que casi nunca está.
- Competencias necesarias — técnicas y de las otras.
- Dedicación esperada — en porcentaje y en qué fases.
- Con quién trabaja — las dos o tres interfaces habituales.
De los seis, el de la autoridad es el que cambia el comportamiento. Alguien que sabe que puede decidir hasta cierto punto, decide. Alguien que no lo sabe, pregunta, y cada pregunta cuesta un día.
Los tres roles que nunca se describen
Se describe al equipo que hace el trabajo y se olvidan tres papeles de los que depende el proyecto tanto o más:
El patrocinador. Casi nadie le escribe una ficha, y es el rol donde más varía lo que la gente espera. Dos líneas bastan: de qué decide, con qué frecuencia se reúne contigo y qué se le escala.
El área que va a recibir el resultado. No hace el proyecto y decide si lo acepta. Si no tiene un rol escrito, su participación depende de la buena voluntad de quien esté libre esa semana.
El proveedor. Su contrato dice qué entrega; casi nunca dice qué decide, a quién consulta ni en cuánto tiempo responde. Esa ficha es la que evita las tres discusiones habituales con externos.
Qué la vuelve papel mojado
- Copia la descripción de puesto de RR. HH. Ese documento describe el empleo, no el papel en este proyecto. Son cosas distintas.
- No dice qué puede decidir. El rol queda como una lista de tareas.
- Responsabilidades genéricas. «Colaborar en el éxito del proyecto» no es una responsabilidad.
- No dice la dedicación. Y entonces cada uno supone la suya, normalmente a la baja.
Y si me falta lo que pide
No sé cuánta autoridad puedo dar. Empieza baja y por escrito, y súbela. Es más fácil ampliar un margen que recortarlo.
Mi equipo es de tres personas y esto parece excesivo. Entonces escribe solo dos líneas por persona: de qué responde y qué decide. Cabe en media página y evita lo mismo.
La persona aún no está contratada. Mejor: la ficha se convierte en el perfil que buscas, y sale mucho mejor que una lista de tecnologías.
Caso práctico: el analista que preguntaba todo
Escenario construido con patrones habituales; las cifras son ilustrativas.
Un proyecto incorpora a un analista funcional en el mes dos. Perfil bueno, experiencia contrastada.
En el mes cuatro, el director de proyecto se quejaba de que «hay que decírselo todo». El analista, por su parte, decía que no sabía hasta dónde podía llegar y prefería preguntar.
Los dos tenían razón, y ninguno estaba haciendo nada mal.
Lo que faltaba era una ficha de cuatro líneas. La que se escribió decía esto:
Responde del documento de requisitos y de su trazabilidad. Decide sin consultar: la redacción de cualquier requisito, su prioridad inicial y las técnicas de recolección. Consulta antes de: cerrar una fase de recolección, aceptar un requisito que afecte al alcance contratado y comprometer una fecha con el área usuaria.
A partir de ahí el número de consultas cayó a la mitad, y las que quedaron eran las que de verdad tenían que subir.
Lo que parecía un problema de iniciativa era un problema de encargo sin escribir.
Suele serlo. Cuando alguien competente consulta demasiado, la primera hipótesis no debería ser su carácter: debería ser que nadie le dijo dónde está la línea.
Checklist
- ¿Cada rol dice qué puede decidir sin consultar?
- ¿Las responsabilidades son concretas o genéricas?
- ¿Dice la dedicación esperada, y en qué fases?
- ¿Lo ha leído la persona que ocupa el rol?
- ¿Está diferenciado de la descripción de puesto de la empresa?
- ¿Hay algún rol con más de cinco responsabilidades?
Para cerrar
Una descripción de rol útil cabe en media página y su apartado decisivo es el más corto: dónde está la línea entre decidir y preguntar.
Te leo en los comentarios: la última persona que se incorporó a tu proyecto, ¿sabe qué puede decidir sin consultarte?
Referencias
- Project Management Institute, Guía del PMBOK, sobre roles, responsabilidades y autoridad en la gestión de recursos.
- ISO 21502:2020, sobre definición de roles del proyecto.
- Office of Government Commerce, PRINCE2, sobre tolerancias delegadas y gestión por excepción.
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