Documentos del Proyecto · Serie 15 · Semana Planificación · Tema 180
Las dos vistas anteriores dicen cuánto y en qué. Esta dice cuándo sale el dinero, semana a semana. Parece un refinamiento contable y es lo que evita que un proyecto con presupuesto aprobado se pare por falta de caja.
Para qué sirve, en una línea
Convierte el presupuesto en un calendario de pagos. Presupuesto y tesorería no son lo mismo: se puede tener el dinero aprobado y no tenerlo disponible el martes que hay que pagarlo.
Cómo se construye
Se reparte cada partida del costeo sobre las semanas en que se consume, siguiendo el cronograma. Tres reglas:
- El personal se reparte por esfuerzo, según la asignación del cronograma.
- Las compras se ponen en la semana del pago, no en la del uso. Una licencia anual pagada por adelantado es una semana, no cincuenta y dos.
- Los pagos a terceros siguen el contrato: hitos, mensualidades, anticipos. Es donde más se desvían las dos curvas.
Esa tercera regla es la que convierte esta vista en algo distinto de un reparto lineal.
Lo que enseña
Dos cosas que no se ven en ninguna otra vista:
Los picos. Casi todos los proyectos tienen dos o tres semanas donde se concentra una parte desproporcionada del gasto: el anticipo al proveedor, la compra de licencias, la certificación. Saberlo con meses de antelación es la diferencia entre gestionarlo y sufrirlo.
El desfase entre compromiso y pago. Comprometes en la semana 4 y pagas en la 12. Para el proyecto el dinero ya está gastado; para tesorería, todavía no. Confundir las dos cosas es lo que produce informes de costo que nadie entiende.
Qué lo vuelve papel mojado
- Reparto lineal. Dividir el total entre las semanas es rápido y no informa de nada.
- No sigue las condiciones de pago. Es el error que produce el pico sorpresa.
- Se hace y no se actualiza. En cuanto el cronograma se mueve, esta vista se mueve.
- Nadie de finanzas lo ha visto. Es el único documento del proyecto cuyo destinatario principal está fuera del proyecto.
Y si me falta lo que pide
No conozco las condiciones de pago. Pregúntalas antes de firmar, no después. Y si ya está firmado, están en el contrato: media hora de lectura.
El cronograma cambia mucho. Entonces trabaja por mes en vez de por semana. Menos preciso y mucho más sostenible; y para tesorería suele bastar.
Mi organización no me pide esto. Hazlo igual para los tres o cuatro picos. No hace falta la tabla completa: hace falta saber en qué semanas se concentra el dinero.
Caso práctico: la semana catorce
Escenario construido con patrones habituales; las cifras son ilustrativas.
Un proyecto de 291.000 tenía presupuesto aprobado y un cronograma realista. En la semana catorce se paró once días.
El motivo: ese lunes vencía el anticipo del 40 % al proveedor de la integración —29.000— y coincidía con la compra de licencias del entorno de pruebas —21.000—. Cincuenta mil en una semana, en un proyecto que promediaba once mil.
El dinero estaba aprobado. Lo que no estaba era disponible: el área financiera libera fondos por tramos mensuales y ese mes el tramo eran 30.000.
Once días de parada, y el proveedor reprogramó su equipo, lo que costó otras dos semanas.
El presupuesto por semana existía. Estaba hecho con reparto lineal: 291.000 entre 26 semanas, unos 11.200 cada una. Con esa tabla, la semana catorce parecía igual que todas.
El reparto lineal no es una aproximación del gasto real: es la ocultación exacta de lo único que este documento sirve para enseñar.
Rehacerlo siguiendo las condiciones de pago llevó dos horas. La curva resultante tenía tres picos, y los tres se negociaron con finanzas con dos meses de antelación.
Checklist
- ¿El reparto sigue el cronograma y los contratos, o es lineal?
- ¿Los anticipos y pagos por hito están en la semana del pago?
- ¿Sabes cuáles son tus tres semanas de mayor gasto?
- ¿Las ha visto alguien de finanzas?
- ¿Se actualiza cuando se mueve el cronograma?
- ¿Distingues lo comprometido de lo pagado?
Para cerrar
Este documento no cambia cuánto cuesta el proyecto. Cambia si el proyecto se puede ejecutar con el dinero que hay cuando hace falta, que es una pregunta distinta y que casi nunca se hace hasta que ya es tarde.
Te leo en los comentarios: ¿sabes en qué semana tu proyecto gasta más, y lo sabe finanzas?
Referencias
- Project Management Institute, Guía del PMBOK, sobre requisitos de financiamiento del proyecto y la línea base de costos.
- ISO 21502:2020, sobre presupuesto y financiación.
- Office of Government Commerce, PRINCE2, sobre tolerancias de costo por fase.
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