Documentos del Proyecto · Serie 15 · Semana Ejecución y control · Tema 540
El registro de riesgos dice qué puede pasar. Este informe dice qué ha cambiado desde la última vez, que es la única parte que le interesa a quien lo lee. Un informe de riesgos que repite la lista entera cada mes deja de leerse al tercero.
Para qué sirve, en una línea
Contar el movimiento: qué riesgos son nuevos, cuáles se han movido, cuáles ocurrieron, cuáles se pueden cerrar y cuánta reserva queda.
Qué lleva
- Riesgos nuevos del periodo, con su evaluación.
- Riesgos que se han movido, hacia arriba o hacia abajo, y por qué.
- Riesgos materializados: ya son incidentes, y aquí se dice qué costaron.
- Riesgos cerrados, porque la ventana en la que podían ocurrir ya pasó.
- Estado de las respuestas: cuáles se han ejecutado y cuáles llevan meses acordadas sin hacerse.
- Reserva consumida y disponible.
La reserva es el indicador, no la lista
Si este informe solo pudiera llevar una cifra, sería esta: qué porcentaje de la reserva de contingencia se ha consumido frente al porcentaje de proyecto ejecutado.
Es un termómetro inmediato y no hace falta explicárselo a nadie:
- 30 % de proyecto, 30 % de reserva: el riesgo se estimó bien.
- 30 % de proyecto, 70 % de reserva: o se subestimaron los riesgos o están apareciendo cosas que nadie previó. En ambos casos, el resto del proyecto va sin red.
- 80 % de proyecto, 10 % de reserva: sobra dinero apartado, y ese dinero podría estar haciendo otra cosa en la organización.
El segundo caso es el que hay que escalar, y cuanto antes. Quedarse sin reserva a mitad de proyecto no significa que a partir de ahí no haya riesgos: significa que a partir de ahí cada uno que ocurra es una petición de dinero extraordinaria, con su reunión, su justificación y su retraso.
El indicador incómodo
Hay un segundo número que casi nadie publica y que mide la calidad de todo el trabajo de riesgos: de los problemas que han ocurrido, cuántos estaban en el registro.
Si de diez cosas que salieron mal solo dos estaban identificadas, la conclusión no es que hubo mala suerte: es que la identificación de riesgos no está funcionando y conviene cambiar cómo se hace.
Publicarlo es incómodo porque señala al propio proceso. Y es justo por eso que vale la pena: es la única forma de que el taller de riesgos del próximo proyecto se haga distinto.
Las respuestas que se acordaron y no se hicieron
Este apartado suele ser el más revelador del informe.
Es muy habitual que un registro tenga quince riesgos altos con sus quince respuestas perfectamente redactadas, y que al preguntar una por una resulte que se han ejecutado tres. Las otras doce están «en marcha» desde hace meses.
Un riesgo con una respuesta no ejecutada es, a efectos prácticos, un riesgo sin respuesta. Y el informe es el sitio donde eso se ve, con dos columnas: acordada y hecha.
Qué lo vuelve papel mojado
- Repite el registro completo. Nadie lee cuarenta filas iguales cada mes.
- Nada se mueve nunca. Un registro donde ningún riesgo cambia de nivel en cuatro meses no se está revisando.
- No se cierra nada. Los riesgos tienen ventana; pasada la fecha, se cierran.
- Sin reserva. Se pierde el único indicador que se entiende de un vistazo.
- Sin estado de las respuestas. El registro parece cubierto y no lo está.
- Solo amenazas. Las oportunidades también se monitorizan, y alguna caduca.
Y si me falta lo que pide
No tengo reserva formal. Entonces informa de lo gastado en responder a riesgos materializados, contra el presupuesto total. Es una aproximación y da la misma señal.
Nadie revisa el registro conmigo. Llévalo a la reunión con solo tres filas: el nuevo, el que ha subido y el que se puede cerrar. Tres filas se revisan; cuarenta se pasan.
Me da reparo escribir que las respuestas no se ejecutaron. Escríbelo sin adjetivos: acordada, no ejecutada, desde tal fecha. El dato solo, sin reproche, ya hace todo el trabajo.
Caso práctico: la reserva que se fue en el primer tercio
Escenario construido con patrones habituales; las cifras son ilustrativas.
Un proyecto de 1,8 millones con una reserva de contingencia de ciento ochenta mil euros, un 10 %, calculada sumando el impacto de los riesgos identificados por su probabilidad.
En el mes cuatro, con un 28 % de avance, la reserva consumida era de ciento treinta y un mil euros: el 73 %.
El informe de monitoreo lo recogía en una línea, sin destacarlo. El comité se centró aquel mes en el cronograma, que iba bien, y la línea de la reserva pasó sin comentario.
Lo que había detrás era más interesante que la propia cifra: de los cinco problemas que habían consumido esa reserva, solo uno estaba en el registro de riesgos. Los otros cuatro —dos de calidad de datos, uno de una normativa que cambió y uno de disponibilidad de un área— no los había previsto nadie.
Ese uno de cinco era la información importante y no estaba en ninguna parte del informe.
El resto del proyecto transcurrió sin red. En el mes nueve apareció un problema de integración que costó noventa mil euros y hubo que pedirlos como presupuesto extraordinario: seis semanas de trámite y una conversación que habría sido muy distinta en el mes cuatro.
Los dos números que lo anunciaban estaban disponibles cinco meses antes: 73 % de reserva con 28 % de avance, y uno de cada cinco problemas identificado.
Ninguno de los dos aparecía destacado, porque el informe estaba construido para listar riesgos, no para medir cómo iba la gestión de riesgos.
Checklist
- ¿El informe cuenta lo que ha cambiado, no la lista entera?
- ¿Compara reserva consumida con avance del proyecto?
- ¿Dice cuántos de los problemas ocurridos estaban identificados?
- ¿Distingue respuestas acordadas de respuestas ejecutadas?
- ¿Se cierran riesgos cuya ventana ya pasó?
- ¿Hay oportunidades, no solo amenazas?
Para cerrar
Este informe tiene dos lectores: el comité, que quiere saber si hay red debajo, y el propio proyecto, que puede aprender de cuántas cosas vio venir. El segundo lector se olvida siempre, y es el que permite que el proyecto siguiente identifique mejor.
Te leo en los comentarios: de los problemas que has tenido este año, ¿cuántos estaban en algún registro de riesgos?
Referencias
- Project Management Institute, Guía del PMBOK, sobre monitorear los riesgos, las reservas y las auditorías de riesgos.
- ISO 31000:2018, sobre seguimiento y revisión del riesgo.
- ISO 21502:2020, sobre control del riesgo a lo largo del proyecto.
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