Documentos del Proyecto · Serie 15 · Semana Planificación · Tema 310
Si el plan de comunicaciones dice la política, la matriz la convierte en una tabla que se puede ejecutar sin pensar. Es el documento operativo del bloque, y cabe en una hoja.
Para qué sirve, en una línea
Contesta, para cada cosa que se comunica, las seis preguntas de siempre: qué, a quién, cuándo, cómo, quién lo hace y dónde queda guardado.
Las columnas
| Columna | Ejemplo |
|---|---|
| Qué | Resumen de avance |
| Para quién | Comité de proyecto (5 nombres) |
| Cuándo | Viernes, antes de las 14:00 |
| Formato y canal | Media página, correo |
| Quién lo produce | Dirección del proyecto |
| Dónde se archiva | Carpeta 04-Seguimiento |
Una fila por comunicación. Diez o doce filas cubren un proyecto entero.
Lo que se olvida poner
Las filas que faltan casi siempre no son las de rutina —esas se acuerdan siempre— sino las de los momentos malos:
- Un riesgo se materializa: a quién se avisa y en cuánto tiempo.
- Un entregable se rechaza.
- Una fecha comprometida no se va a cumplir.
- Alguien clave deja el proyecto.
- Se detecta un problema de seguridad o de cumplimiento.
Son las comunicaciones que más importan y las que se improvisan, normalmente tarde y normalmente por el canal equivocado.
Escribir esas cinco filas cuesta diez minutos en la semana uno. En la semana en que ocurren, ya no hay diez minutos.
La regla del plazo
Para las comunicaciones malas, la columna de «cuándo» no puede decir «cuando ocurra». Tiene que decir un plazo: en 24 horas, en la siguiente reunión, de inmediato.
Sin plazo, la mala noticia espera a que haya una buena que la acompañe. Y eso puede tardar semanas.
Qué la vuelve papel mojado
- Solo tiene filas de rutina. El informe semanal y la reunión de seguimiento. Lo demás se improvisa.
- Destinatarios por cargo, no por nombre. «El comité» no recibe correos.
- Sin columna de archivo. La información existe y nadie la encuentra dentro de dos meses.
- No se revisa cuando cambia la gente. Se siguen enviando informes a quien ya no está.
Y si me falta lo que pide
No sé a quién avisar de una mala noticia. Esa es exactamente la pregunta que hay que hacer antes, y hacerla es fácil: «si esto sale mal, ¿a quién quieres que llame y cuándo?». Casi todo el mundo contesta encantado.
La matriz se me hace enorme. Agrupa destinatarios con la misma necesidad. Si tres personas reciben lo mismo el mismo día, son una fila.
Caso práctico: la mala noticia que esperó tres semanas
Escenario construido con patrones habituales; las cifras son ilustrativas.
Un proyecto descubre en la semana 18 que el proveedor de la integración no va a llegar a la fecha comprometida. La diferencia estimada: cinco semanas.
El director de proyecto lo supo un martes. Lo comunicó al comité tres semanas después, en la reunión mensual ordinaria.
No lo ocultó por mala fe. Su razonamiento, contado después, fue razonable: quiso tener antes una propuesta de solución para no llegar con un problema sin salida, y conseguir esa propuesta le llevó tres semanas de gestiones con el proveedor.
El problema es lo que se perdió en esas tres semanas. El comité tenía una palanca que el director de proyecto no tenía: una relación comercial con ese proveedor a nivel de dirección, que se podía haber activado el mismo martes.
Cuando por fin se activó, el proveedor recuperó dos de las cinco semanas. Activada tres semanas antes, probablemente habría recuperado las cinco.
La matriz de comunicaciones del proyecto tenía nueve filas. Ninguna decía qué hacer cuando un proveedor avisa de un retraso.
La fila que se añadió después dice: retraso de proveedor superior a dos semanas → patrocinador y comité → en 24 horas → llamada y correo → aunque no haya solución propuesta.
Esa última coletilla es la importante. Es la que da permiso para avisar sin traer la solución debajo del brazo, que es lo que retrasa casi todas las malas noticias.
Checklist
- ¿Hay filas para los momentos malos, no solo para la rutina?
- ¿Cada una tiene un plazo, no «cuando ocurra»?
- ¿Los destinatarios son nombres?
- ¿Dice dónde se archiva cada cosa?
- ¿Alguna fila da permiso explícito para avisar sin solución?
- ¿Se revisó la última vez que cambió alguien del comité?
Para cerrar
La matriz de comunicaciones se juzga por sus filas incómodas. Las de rutina se acuerdan solas; las que hay que escribir antes son las que dicen qué hacer el día que algo va mal.
Te leo en los comentarios: si mañana descubres que no llegas a una fecha comprometida, ¿sabes a quién avisas y en cuánto tiempo?
Referencias
- Project Management Institute, Guía del PMBOK, sobre la matriz de comunicaciones y gestionar las comunicaciones.
- ISO 21502:2020, sobre información y comunicación del proyecto.
- Edmondson, A., The Fearless Organization, sobre las condiciones que hacen que una mala noticia llegue a tiempo.
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