Documentos del Proyecto · Serie 15 · Semana Planificación · Tema 340
Es el documento más barato del proyecto y el que evita las discusiones más caras. Se escribe en una tarde, ocupa dos hojas y casi nadie lo hace, porque parece que las palabras ya se entienden.
Para qué sirve, en una línea
Deja por escrito qué significan, dentro de este proyecto, las diez o quince palabras que cada área entiende de una manera distinta.
Qué palabras entran
No es un diccionario de dirección de proyectos. Nadie necesita que le expliques qué es un hito. Entran tres familias:
Las que cada área usa distinto
«Pedido» no significa lo mismo en comercial que en logística. «Cliente» puede ser quien firma, quien paga o quien usa. «Producto» puede ser el sistema o lo que el sistema produce.
Las que llevan un estado detrás
Terminado. Entregado. Aprobado. Instalado. Validado. Son las caras, porque cada una dispara un pago, un plazo o una responsabilidad.
Los nombres propios del proyecto
«La fase 1», «el piloto», «el sistema nuevo», «la migración». Son palabras que el proyecto inventó y que seis meses después significan cosas distintas según quién las diga.
La palabra que más dinero cuesta
«Terminado.»
Para quien desarrolla, terminado suele ser que funciona en su entorno. Para quien prueba, que pasó las pruebas. Para quien opera, que está en producción y documentado. Para quien paga, que se está usando y da el beneficio prometido.
Los cuatro dicen la verdad. Y los cuatro dicen «terminado» en la misma reunión sin darse cuenta de que no hablan de lo mismo.
Los métodos ágiles llevan años resolviendo esto con una práctica que no tiene nada de ágil ni de moderna: escribir una definición de terminado y colgarla donde se vea. Una lista corta de condiciones que un entregable cumple antes de que nadie pueda decir esa palabra.
Funciona igual de bien en un proyecto que no tiene nada de ágil, y cuesta media hora.
Cómo se escribe una entrada
Cuatro cosas, y la última es la que hace el trabajo:
- El término.
- La definición, en una frase. Si necesita un párrafo, es que dentro hay dos términos.
- Quién manda sobre esa definición. Un nombre. Cuando aparezca la duda, se pregunta a esa persona y se acabó.
- Un ejemplo de lo que no es.
Esa última línea vale más que la definición. «Instalado: el equipo está montado y encendido en la tienda. No significa que la tienda pueda facturar con él.» Nadie discute después de leer eso.
Qué lo vuelve papel mojado
- Define lo que ya se entiende. Cincuenta entradas explicando qué es un riesgo y ninguna explicando qué es «cerrado».
- Está en un anexo que nadie abre. Las cuatro o cinco palabras críticas van en el cuerpo del acta y del contrato, no en el anexo C.
- No tiene dueño por término. Entonces la discusión sigue, solo que ahora también se discute el glosario.
- Se escribe al final. Un glosario redactado en el cierre documenta las discusiones que ya costaron dinero.
- Contradice al contrato. Si el contrato define «entregado» de una forma, el glosario no puede definirlo de otra. Se cita el contrato y punto.
Y si me falta lo que pide
No sé qué palabras meter. Hay un atajo que funciona: revisa las actas de las últimas cuatro reuniones y subraya cada palabra que alguien tuvo que aclarar en voz alta. Ahí está tu glosario, ya escrito por el propio proyecto.
Nadie se pone de acuerdo en una definición. Perfecto: acabas de encontrar un problema real que estaba escondido debajo de una palabra. Escribe las dos definiciones, ponles nombre distinto y que cada una viva por su cuenta.
Me dicen que es perder el tiempo. Enseña una factura discutida. En toda organización hay una.
Caso práctico: cuarenta tiendas instaladas
Escenario construido con patrones habituales; las cifras son ilustrativas.
Un despliegue de terminales de venta en cuarenta tiendas. El contrato con el proveedor pagaba por tienda instalada, y el proyecto tenía un glosario de treinta y dos entradas: todas siglas y nombres de sistemas, ninguna de ellas la palabra «instalada».
En el mes tres el proveedor facturó las cuarenta. Había montado, encendido y probado el arranque del equipo en las cuarenta tiendas. Desde su punto de vista había terminado.
Para el negocio, una tienda estaba lista cuando podía cobrar con el terminal. Y doce no podían: la configuración de red corría por cuenta de otra área interna, que iba con retraso.
El proveedor tenía razón según el contrato. El negocio tenía razón según el sentido común. La factura se quedó parada nueve semanas mientras se decidía quién la tenía más.
Se resolvió pagando el ochenta por ciento contra instalación física y el resto contra la primera venta real, que es lo que se debería haber escrito el primer día.
Dos líneas en un glosario habrían evitado nueve semanas de discusión y una relación tensa con un proveedor que no había hecho nada mal.
Y la pregunta que lo habría destapado antes de firmar es una sola: «si esto está instalado, ¿ya puedo facturar con ello?».
Checklist
- ¿Están las palabras con estado detrás: terminado, entregado, aprobado?
- ¿Hay una definición de terminado escrita y a la vista?
- ¿Cada entrada dice quién manda sobre ella?
- ¿Cada entrada crítica dice también lo que no es?
- ¿Las definiciones que disparan pagos coinciden con el contrato?
- ¿Repasaste las últimas actas buscando palabras que hubo que aclarar?
Para cerrar
Un glosario no sirve para que la gente aprenda vocabulario: sirve para que dos personas que creen estar de acuerdo descubran en la semana uno que no lo están, y no en el mes seis con una factura encima de la mesa.
Te leo en los comentarios. «Terminado»: ¿significa lo mismo para quien lo construye y para quien lo paga?
Referencias
- Project Management Institute, Guía del PMBOK, sobre los documentos del proyecto y la aceptación de entregables.
- ISO 9000:2015, sobre vocabulario y la necesidad de definir términos dentro de un sistema de gestión.
- ISO 21502:2020, sobre control del alcance y criterios de aceptación.
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