Documentos del Proyecto · Serie 15 · Semana Planificación · Tema 240
El organigrama del proyecto es media página y resuelve una pregunta que en estructura matricial se hace todos los días: a quién le pido esto y a quién escalo cuando no llega.
Para qué sirve, en una línea
Dibuja las líneas de decisión del proyecto, que casi nunca coinciden con las del organigrama de la empresa.
Qué tiene que enseñar
Cuatro cosas, y solo cuatro:
- El patrocinador. Arriba, con nombre. Es a quien se escala lo que no se resuelve.
- El comité, si existe, con quién lo compone.
- La dirección del proyecto y de qué responde.
- Los equipos o responsables, con el área de la que vienen.
Y una cosa más que casi ningún organigrama de proyecto dibuja y debería: la doble línea. En matricial, cada persona reporta al proyecto para el trabajo y a su área para el resto. Dibujarla con línea continua y discontinua deja claro dónde está el conflicto antes de que ocurra.
Qué le falta casi siempre
Los externos. Proveedores, consultores, auditores. Están en el proyecto, toman decisiones técnicas y no aparecen en ninguna caja, con lo cual nadie sabe a quién reclamar cuando algo suyo falla.
Y las áreas receptoras: quién va a operar lo que se entrega. No hacen el proyecto pero deciden si lo aceptan, y conviene que estén dibujadas desde el principio.
Cuándo se dibuja y cuándo se revisa
Al arrancar, antes de la primera reunión de seguimiento, para que quede claro quién va a esa reunión y por qué. Y se revisa en tres momentos: cuando entra o sale alguien del equipo, cuando cambia el patrocinador y cuando aparece una nueva dependencia externa.
Ese último caso es el que más se olvida. Un proveedor nuevo en el mes cinco es una caja nueva en el organigrama, con su contacto y su responsable, y casi nunca se añade.
Qué lo vuelve papel mojado
- Copia el organigrama de la empresa. Entonces no informa de nada nuevo.
- Cajas con áreas en vez de personas. «Sistemas» no contesta correos.
- No dibuja la doble dependencia. Y el conflicto aparece igual, sin sitio donde resolverse.
- Se dibuja una vez. La gente cambia; un organigrama de hace seis meses manda a la gente a personas que ya no están.
Y si me falta lo que pide
No sé quién es el patrocinador de verdad. Pregunta quién firma el presupuesto. Si la respuesta es «depende», ese es el hallazgo, y conviene resolverlo antes de dibujar nada.
Mi equipo es de tres personas. Entonces el organigrama es innecesario y el que sí hace falta es el de escalado: a quién acudir cuando algo se atasca fuera del equipo.
Caso práctico: el escalado que no existía
Escenario construido con patrones habituales; las cifras son ilustrativas.
Un proyecto necesitaba que el área de infraestructura levantara un entorno de pruebas. Se pidió en la semana tres. Llegó en la semana once.
Durante esas ocho semanas, el director de proyecto escribió nueve correos, todos amables y todos al mismo contacto técnico, que contestaba que estaba en cola.
Cuando se revisó qué había pasado, la explicación era simple: el contacto técnico no tenía autoridad para reordenar su propia cola. Quien sí la tenía era su responsable, que nunca se enteró de la petición porque el proyecto no tenía escrito a quién escalar.
El organigrama del proyecto existía. Tenía cuatro cajas: patrocinador, dirección de proyecto, equipo de desarrollo y equipo de pruebas. Infraestructura no estaba porque «no forma parte del proyecto».
Todo aquello de lo que el proyecto depende forma parte del proyecto, aunque no dedique horas.
El organigrama corregido añadió tres cajas de áreas de servicio, cada una con dos nombres: el contacto y su responsable. La segunda columna es la que sirve, y es la que casi nunca se pone.
Checklist
- ¿Hay nombres, o solo áreas?
- ¿Está el patrocinador, y es quien firma el presupuesto?
- ¿Aparecen los externos y las áreas de las que dependes?
- Para cada dependencia, ¿está el contacto y su responsable?
- ¿Se dibuja la doble dependencia de la gente en matricial?
- ¿Refleja las incorporaciones y salidas de los dos últimos meses?
Para cerrar
Media página que se hace en veinte minutos y que se echa de menos siempre en el mismo momento: cuando algo lleva tres semanas parado y no sabes a quién más preguntar.
Te leo en los comentarios: de las áreas de las que depende tu proyecto, ¿sabes quién puede reordenar su cola?
Referencias
- Project Management Institute, Guía del PMBOK, sobre planificar la gestión de recursos y estructuras organizacionales.
- ISO 21502:2020, sobre organización y roles del proyecto.
- Galbraith, J., sobre organizaciones matriciales y mecanismos de coordinación.
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