Documentos del Proyecto · Serie 15 · Semana Ejecución y control · Tema 430
De todos los documentos de esta serie, este es el más humilde y el más fácil de despachar con un «eso ya lo tenemos en la agenda de la empresa». Y es verdad a medias: la agenda tiene los nombres. Lo que convierte esa lista en un documento del proyecto son dos columnas que la agenda no tiene.
Para qué sirve, en una línea
Que cualquiera del proyecto sepa a quién acudir, cuándo puede acudir y qué hacer si esa persona no está.
Qué lleva, además de lo obvio
Nombre, rol en el proyecto, área, correo y teléfono son el mínimo y están en cualquier directorio. Lo que hace falta añadir:
- Horario y zona horaria. En un proyecto con gente en dos husos, saber que hay tres horas útiles en común al día cambia cómo se organizan las reuniones.
- Disponibilidad real en el proyecto. Al 100 %, al 40 %, solo martes y jueves. Nadie lo sabe de memoria de los demás.
- Ausencias previstas. Vacaciones, formación, otros compromisos ya comprometidos.
- Quién le sustituye.
- Para qué se le busca. Una línea: «dudas de facturación», «acceso a entornos». Es lo que evita las cadenas de tres correos preguntando a quién preguntar.
La columna de la suplencia
Es la que hace el trabajo, y la que casi nunca está.
No se trata de tener a alguien igual de capaz al lado —eso no existe—, sino de que esté decidido de antemano a quién se acude. Porque cuando falta la persona que aprueba, que tiene la clave o que conoce el proceso, lo que consume el tiempo no es resolver el problema: es averiguar a quién preguntar.
Y para cada rol crítico conviene distinguir dos cosas:
- Quién decide en su lugar. Con qué límite, porque un suplente sin autoridad no sustituye nada.
- Quién sabe lo que él sabe. Si la respuesta es «nadie», acabas de encontrar un riesgo, y uno de los buenos: tiene causa, impacto y respuesta evidente.
El calendario que nadie cruza
Los hitos se fijan mirando el trabajo. Casi nunca se cruzan con el calendario real de la gente que tiene que estar ese día.
Tres cosas que aparecen siempre y se podrían haber visto en cinco minutos:
- Festivos locales distintos. Con equipos en varias ciudades o países, hay días laborables para unos y no para otros. Nadie los comprueba hasta que llega uno.
- Los meses vacíos. En muchos sitios, agosto o la segunda quincena de diciembre no existen a efectos de decisiones. Un hito de aprobación ahí es un hito en el mes siguiente.
- Los cierres. Áreas enteras que desaparecen unos días al mes por motivos que no tienen nada que ver con el proyecto.
Media hora cruzando el cronograma con las ausencias previstas es de las cosas más rentables que se pueden hacer con media hora.
Qué lo vuelve papel mojado
- Es la agenda de la empresa con otro nombre. Sin disponibilidad, sin ausencias y sin suplencias, no aporta nada.
- Cargos en vez de personas. «El área de sistemas» no contesta el teléfono.
- No se actualiza. En un proyecto largo, la mitad de las filas caduca.
- No están los externos. Proveedores y consultores suelen ser justo a quien hay que localizar con urgencia.
- Falta el canal urgente. Hay que saber por dónde se localiza a alguien un viernes a las siete.
Y si me falta lo que pide
No me dicen sus vacaciones con antelación. Pídelas una vez, por escrito, junto al cronograma: «estos son los hitos, decidme si alguno os pilla fuera». Preguntar por los hitos funciona mucho mejor que preguntar por las vacaciones.
No hay suplente posible para un rol. Escríbelo tal cual en el registro de riesgos. Es información valiosa, y es la clase de riesgo que a veces se resuelve solo cuando alguien de arriba lo lee.
Me parece burocracia. Se mide fácil: cuenta cuántos correos del último mes empezaban por «¿alguien sabe quién lleva…?».
Caso práctico: la firma que estaba de vacaciones
Escenario construido con patrones habituales; las cifras son ilustrativas.
Un proyecto de seis meses tenía su ventana de aceptación del entregable principal fijada entre el 5 y el 15 de agosto. La fecha salió de la planificación del trabajo y era perfectamente razonable desde ese punto de vista.
La aceptación la firmaba la responsable del área usuaria. Era la única persona con esa autoridad y estaba fuera del 1 al 24 de agosto, algo que sabía su equipo, su jefe y su calendario compartido, pero que no estaba escrito en ningún documento del proyecto.
El entregable estuvo listo el 6 de agosto. Se quedó esperando.
El día 12 se intentó que firmara su segundo, que se encontró con que la delegación de firma cubría gastos hasta cierto importe, pero no aceptaciones de entregables. Nadie lo había mirado nunca porque nunca había hecho falta.
Se firmó el 26 de agosto. Tres semanas de equipo esperando, con el proyecto entero detenido detrás de ese hito, y un pago de proveedor que se fue al mes siguiente.
Estaba a cinco minutos de verse: una columna de ausencias y una de suplencia con su límite de autoridad.
La alternativa tampoco era mover el hito. Era adelantarlo al 25 de julio o preparar la delegación en junio, con calma y por escrito.
Checklist
- ¿Hay horario y zona horaria de cada persona?
- ¿Está la disponibilidad real en el proyecto, no solo el nombre?
- ¿Hay ausencias previstas apuntadas?
- ¿Cada rol crítico tiene suplente, con su límite de autoridad?
- ¿Hay algún rol donde la respuesta a «¿quién más sabe esto?» sea nadie?
- ¿Están los externos?
- ¿Has cruzado los hitos con el calendario de ausencias?
Para cerrar
Un directorio del equipo no evita ningún problema técnico. Evita el otro tipo de retraso, el que da más rabia: el que ocurre porque la persona que hacía falta no estaba y nadie lo había mirado.
Te leo en los comentarios: el próximo hito de tu proyecto, ¿quién tiene que firmarlo y está esos días?
Referencias
- Project Management Institute, Guía del PMBOK, sobre la asignación del equipo y los calendarios de recursos.
- ISO 21502:2020, sobre organización del proyecto y disponibilidad de recursos.
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