Documentos del Proyecto · Serie 15 · Semana Planificación · Tema 120
Estimar cuánto dura una actividad es el punto donde entra la mayor parte del error de un proyecto. No por falta de técnica: por cómo se pregunta y por lo que se hace con la respuesta.
Para qué sirve, en una línea
Pone una duración a cada actividad de la red, con un método detrás que se pueda revisar. La cifra importa menos que el método: una duración sin origen no se puede defender ni corregir.
Esfuerzo no es duración
La confusión que más daño hace. Son tres cosas distintas y hay que anotar las tres:
| Concepto | Qué es | Ejemplo |
|---|---|---|
| Esfuerzo | Horas de trabajo | 40 horas |
| Duración | Días de calendario que pasan | 10 días |
| Dedicación | Cuánto de su tiempo pone la persona | 50 % |
40 horas de esfuerzo al 50 % de dedicación son diez días de calendario, no cinco. Y casi nadie en un proyecto está al 100 %.
La dedicación real es el número que convierte estimaciones razonables en cronogramas imposibles. Si no lo preguntas, el cronograma supone el 100 % por defecto.
Los métodos, y cuándo usar cada uno
- Análoga — «como el proyecto anterior». Rápida, barata y hereda el optimismo de la referencia. Sirve al principio, con un ajuste explícito por lo que se diferencia.
- Paramétrica — una tasa por unidad: horas por pantalla, minutos por registro. Buena cuando hay volumen repetitivo y datos históricos.
- Tres valores — optimista, más probable, pesimista. La media ponderada (O + 4M + P) / 6 suaviza el optimismo. Vale la pena en las actividades de la ruta crítica.
- Ascendente — sumar los trozos. La más exacta y la más cara; se reserva para lo que más pesa.
- Juicio de expertos — siempre presente. Lo que cambia es si se pregunta a uno o a varios por separado.
Cómo preguntar
La forma de preguntar cambia la respuesta más que el método:
- Pregunta por rango, no por cifra. «¿Entre cuánto y cuánto?» da información; «¿cuánto?» da un compromiso disfrazado de estimación.
- Pregunta por separado. En grupo, el primero que habla ancla a todos los demás.
- Pregunta qué tendría que pasar para el pesimista. De ahí salen riesgos que no estaban en el registro.
- No preguntes delante de quien pone la fecha. La cifra sale más baja y nadie sabe por qué.
Qué la vuelve papel mojado
- Duración sin método anotado. No se puede revisar cuando cambian las condiciones.
- Se supone dedicación completa. El error más frecuente y el más grande.
- Colchón escondido en cada tarea. Se consume igual —el trabajo se expande— y encima no se puede gestionar porque nadie sabe dónde está.
- La estima quien no va a hacerlo. Sale sistemáticamente baja.
Y si me falta lo que pide
No tengo histórico. Usa tres valores y anota los supuestos. Y empieza a registrar lo real desde hoy: el histórico del próximo proyecto se construye en este.
Me dan una sola cifra. Devuélvela como pregunta: «si todo va bien, ¿cuánto?, ¿y si sale lo de siempre?». Casi nadie se niega a contestar eso.
La fecha ya está impuesta. Estima igual y enseña la diferencia. Una estimación que contradice la fecha impuesta es un dato; ajustarla para que cuadre es empezar mintiendo.
Caso práctico: las cuarenta horas que eran seis semanas
Escenario construido con patrones habituales; las cifras son ilustrativas.
Un proyecto necesita integrar un servicio de pagos. El arquitecto estima 40 horas y a todos les parece razonable: es una integración estándar y la han hecho antes.
En el cronograma se puso una semana.
Tardó seis.
Al desglosarlo después, las 40 horas de esfuerzo eran correctas. Lo que faltaba era todo lo demás:
- La persona que la hacía estaba al 40 %, no al 100 %. Eso ya eran dos semanas y media.
- Había que pedir credenciales al proveedor: nueve días de espera, cero horas de esfuerzo.
- Las pruebas necesitaban un entorno que había que solicitar: cuatro días más.
- Y una ronda de correcciones tras la primera prueba, que nadie planificó porque nadie planifica corregir.
Nadie estimó mal el esfuerzo. Se estimó esfuerzo cuando lo que el cronograma necesitaba era duración.
La pregunta que lo habría evitado no es «¿cuántas horas?», sino «¿qué día estaría terminado si empiezas el lunes?». Esa pregunta obliga a pensar en esperas, dedicación y correcciones, que es donde vive la diferencia.
Checklist
- ¿Cada duración dice con qué método se obtuvo?
- ¿Está anotada la dedicación real de cada persona?
- ¿Hay esperas —aprobaciones, entornos, terceros— como duración?
- ¿Hay una ronda de correcciones prevista?
- ¿Las estimó quien va a hacer el trabajo?
- ¿El colchón está concentrado y con dueño, o repartido y escondido?
Para cerrar
La diferencia entre un cronograma que se cumple y uno que no suele estar en un solo número que nadie pregunta: cuánto de su tiempo va a poner de verdad la persona que hace el trabajo.
Te leo en los comentarios: ¿sabes la dedicación real de cada persona, o tu cronograma supone el 100 %?
Referencias
- Project Management Institute, Guía del PMBOK, sobre estimar la duración de las actividades.
- Kahneman, D. y Tversky, A., sobre la falacia de la planificación y el anclaje.
- Flyvbjerg, B., sobre la previsión por clase de referencia como corrección del optimismo.
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